أتمتة بسيطة: من بريد الفواتير إلى جدول Google Sheets تلقائياً

إذا كنت تنسخ بيانات الفواتير من البريد إلى جدول يدوياً كل أسبوع، فهذه المهمة مرشحة مثالية للأتمتة: مدخلات متكررة، وشكل ثابت تقريباً، ونتيجة واضحة. سنستعمل أداة ربط مثل n8n أو Make مع نموذج لغوي يستخرج الحقول من نص الفاتورة.

ما الذي سنبنيه؟#

• مراقبة صندوق البريد لرسائل تحتوي كلمة «فاتورة»

• إرسال نص الرسالة أو المرفق إلى النموذج لاستخراج الحقول

• إضافة سطر جديد في Google Sheets بالمبلغ والتاريخ والمورّد

أمر الاستخراج#

السر في نجاح هذه الأتمتة هو أمر استخراج صارم يعيد صيغة JSON ثابتة، حتى تستطيع الخطوة التالية قراءتها دون أخطاء. اطلب من النموذج أن يكتب null إذا لم يجد الحقل بدل أن يخمّن.

استخرج من نص الفاتورة التالي الحقول: المورّد، رقم الفاتورة، التاريخ (YYYY-MM-DD)، المبلغ، العملة. أعد JSON فقط. إذا لم تجد حقلاً اكتب null.
{{نص الفاتورة}}

الاختبار قبل التشغيل#

شغّل السلسلة على عشر فواتير قديمة وقارن النتائج يدوياً قبل تفعيلها. ستكتشف غالباً حالات خاصة: فواتير بعملتين، أو تواريخ بصيغة مختلفة. عالجها في الأمر نفسه، ثم فعّل الأتمتة واتركها تعمل.

كم ستوفر؟#

في الشركات الصغيرة توفر هذه الأتمتة بين ساعة وثلاث ساعات أسبوعياً، والأهم أنها تقلل أخطاء النسخ اليدوي. ابدأ بها، ثم وسّعها لتشمل الإيصالات وطلبات الشراء.