3 أوامر تكتب بها تقريرك الشهري في 10 دقائق

التقرير الشهري من أكثر المهام التي يؤجلها الموظفون: تجمع أرقاماً من ملفات مختلفة، وتتذكر ما أنجزته خلال أربعة أسابيع، ثم تكتب كل ذلك بلغة رسمية. الخبر الجيد أن النماذج اللغوية تتقن بالضبط هذا النوع من العمل: ترتيب المعلومات وصياغتها. في هذا المقال ثلاثة أوامر جاهزة تختصر المهمة من ساعتين إلى عشر دقائق تقريباً، بشرط أن تعطي النموذج مادة خام جيدة.

الخطوة 1: اجمع المادة الخام دون ترتيب#

لا تحاول الكتابة الآن. افتح ملفاً نصياً وألصق فيه كل ما يتعلق بالشهر: رسائل مهمة، أرقام المبيعات أو الإنجاز، المشاكل التي واجهتك، والاجتماعات. لا يهم الترتيب ولا اللغة، فالنموذج سيتكفل بذلك. كلما كانت المادة أغنى كان التقرير أدق، والقاعدة الذهبية هنا: النموذج لا يخترع إنجازاتك، بل ينظم ما تعطيه.

أنت مساعد إداري محترف. هذه ملاحظاتي عن شهر {{الشهر}} في قسم {{القسم}}:
{{الملاحظات}}
رتّبها في أربع فئات: الإنجازات، الأرقام، المشاكل، الخطوات القادمة. لا تضف أي معلومة غير موجودة في الملاحظات.

الخطوة 2: حوّل الفئات إلى تقرير بنبرة مناسبة#

بعد الترتيب، اطلب من النموذج صياغة التقرير بالنبرة التي يتوقعها مديرك. التقارير الموجهة للإدارة العليا تحتاج ملخصاً تنفيذياً قصيراً في البداية، أما التقارير الفنية فتحتاج تفاصيل وأرقاماً أكثر. حدد الطول المطلوب بوضوح، وإلا كتب النموذج أكثر مما يلزم.

اكتب تقريراً شهرياً رسمياً بالعربية الفصحى المبسطة اعتماداً على الفئات السابقة. ابدأ بملخص تنفيذي من ثلاثة أسطر، ثم قسم لكل فئة. الطول: صفحة واحدة. الجمهور: {{المدير أو الإدارة}}.

الخطوة 3: راجع الأرقام واطلب نقاط التحسين#

هذه الخطوة لا يجوز تخطيها. قارن كل رقم في التقرير بالمصدر الأصلي، لأن النماذج قد تخطئ في نقل الأرقام أحياناً. ثم اطلب من النموذج أن يلعب دور المدير الناقد: ما الأسئلة التي سيطرحها عند قراءة التقرير؟ بهذه الطريقة تستبق الملاحظات وتضيف الإجابات قبل الإرسال.

• تحقق من كل رقم ونسبة مقابل المصدر

• احذف أي جملة عامة لا تقول شيئاً

• أضف رابطاً أو مرفقاً لكل رقم مهم

الخلاصة#

الذكاء الاصطناعي لا يكتب التقرير بدلاً منك، لكنه يزيل الجزء الممل منه: الترتيب والصياغة. أنت تبقى المسؤول عن المادة والأرقام والقرار النهائي. جرّب الأوامر الثلاثة هذا الشهر وقارن الوقت الذي استغرقته بالشهر الماضي.